Dans le cadre du programme Erasmus, plusieurs documents administratifs devront être remplis avant, pendant et après le séjour à l’étranger.  Ces documents diffèrent selon qu’il s’agisse d’un stage académique (SMS) ou d’un stage professionnel en entreprise (SMP).

Les stages académiques – SMS

La CRIEHEH, en collaboration avec ses membres relais dans chaque catégorie, établit les contacts avec les coordinateurs institutionnels de chaque partenaire étranger afin d’établir un programme d’études adapté.

Voici les documents administratifs à remplir pour un stage SMS :

Avant le départ :

• un contrat de Bourse ERASMUS établi entre la HEH et l’étudiant(e) fixant notamment le montant de la bourse et la durée du stage ;
• une convention d’Etudes ECTS (Learning Agreement) ERASMUS établie entre la HEH, l’organisme d’accueil et l’étudiant(e) reprenant le contenu des cours suivis à l’étranger (ECTS Learning Agreement) ;
• un relevé de notes (Transcript of Records) qui permettra à l’étudiant d’enregistrer les résultats des examens passés à l’étranger pour les faire valider dans son institution d’origine ;
• La Charte Erasmus de l’étudiant(e) fera partie intégrante des documents remis à l’étudiant(e).

Remarque importante : toute modification du programme de cours devra être signalée à l’institution d’origine (HEH) au plus tôt.  Un avenant à la convention d’Etudes sera alors émis par l’institution d’origine et signé par les trois parties : l’institution d’origine (HEH), l’organisme d’accueil et l’étudiant(e).

Pendant le séjour :

L’étudiant doit faire signer une attestation de séjour à l’organisme d’accueil comme suit :

1. au début de son stage, dès son arrivée dans l’institution d’accueil ;
2. à la fin de son stage, soit juste avant le retour de l’étudiant(e) dans son institution d’origine.

Dès le retour de l’étudiant(e) (au plus tard un mois après la fin de son stage) :

Un rapport final doit être rempli par l’étudiant(e).  Ce rapport devra être renvoyé par voie électronique à l’agence AEF-Europe ( Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ) et à Mme Laurence Baras, Coordinatrice de la CRIEHEH ( Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ).

Ce rapport sur vos expériences fournira au programme européen Erasmus/Education et Formation tout au Long de la Vie (LLP) des informations précieuses qui seront utilisées au bénéfice des futurs étudiants et contribueront à l’amélioration continue du programme.

Les stages professionnels en entreprise - SMP

Cette action permet à des étudiants d’établissements d'enseignement supérieur d’effectuer un stage d’une durée comprise entre 3 et 12 mois dans une entreprise ou un organisme d’un pays participant.

Les documents administratifs requis sont les suivants :

Avant le départ :

• un contrat de stage ERASMUS établi entre la HEH et l’étudiant(e) reprenant les modalités de la mobilité stage à effectuer à l’étranger ;
• une convention de formation (Annexe 1 du Contrat de stage ERASMUS) à signer par l’institution d’origine (la HEH), l’étudiant(e) et l’organisme d’accueil, et qui soutient le programme de formation et le nombre d’ECTS à faire valider par l’organisme d’origine (la HEH) ;
• la Charte Erasmus de l’étudiant fera partie intégrante des documents remis à l’étudiant(e).

Remarque importante : toute modification du contrat de stage ou de la convention de formation devra être signalée à l’institution d’origine (HEH) au plus tôt.  Un avenant sera alors émis par l’institution d’origine et signé par les trois parties : l’institution d’origine (HEH), l’organisme d’accueil et l’étudiant(e).

Pendant le séjour :

L’étudiant doit faire signer une attestation de séjour à l’organisme d’accueil comme suit :

1. au début de son stage, dès son arrivée dans l’institution d’accueil ;
2. à la fin de son stage, soit juste avant le retour de l’étudiant(e) dans son institution d’origine.

Dès le retour de l’étudiant(e) (au plus tard un mois après la fin de son stage) :

Un rapport final doit être rempli par l’étudiant(e).  Ce rapport devra être renvoyé par voie électronique à l’agence AEF-Europe ( Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ) et à Mme Laurence Baras, Coordinatrice de la CRIEHEH ( Cette adresse email est protégée contre les robots des spammeurs, vous devez activer Javascript pour la voir. ).

Ce rapport sur vos expériences fournira au programme européen Erasmus/Education et Formation tout au Long de la Vie (LLP) des informations précieuses qui seront utilisées au bénéfice des futurs étudiants et contribueront à l’amélioration continue du programme.

A lire également : Mobilité des étudiants entrants (incoming).